Национальный каталог Честного знака: как создать карточку и получить GTIN

Что такое Национальный каталог

Национальный каталог маркированных товаров — это справочник товарных карточек в системе «Честный знак». В карточке хранится описание товара: название, бренд, товарная группа, код ТН ВЭД или ОКПД2, характеристики, упаковка, разрешительная документация, фотографии и другие данные.

Проще говоря, карточка товара — это цифровой паспорт продукции. По нему система понимает, какой именно товар будет маркироваться, к какой товарной группе он относится и можно ли по нему заказывать коды маркировки.

Национальный каталог особенно важен для:

• производителей;
• импортёров;
• владельцев брендов;
• компаний, которые вводят товар в оборот;
• участников, которые маркируют остатки;
• организаций, которые массово создают карточки для большого ассортимента.

Рознице и опту карточки чаще нужны не для создания, а для корректной работы с уже описанными товарами: приёмки, отгрузки и продажи. Но если компания сама производит, импортирует или вводит товар в оборот, без описания товара в Национальном каталоге не обойтись.

Что такое GTIN и зачем он нужен

GTIN — это глобальный номер товарной позиции. Он используется для идентификации конкретного товара и нужен в системе маркировки для заказа кодов маркировки.

Важно не путать GTIN и код маркировки.

GTIN — это номер товарной позиции. Например, один GTIN может быть у конкретного товара в конкретной упаковке, объёме, размере, составе или варианте.

Код маркировки — это уникальный код DataMatrix, который наносится на конкретную единицу товара. Он содержит идентификатор товара и индивидуальную часть кода.

То есть схема такая:

1. Сначала компания описывает товар.
2. Затем получает или указывает GTIN.
3. После этого заказывает коды маркировки.
4. Потом наносит DataMatrix на товар.
5. Затем вводит товар в оборот.

Если GTIN нет или карточка заполнена неправильно, заказать коды маркировки не получится либо товар нельзя будет корректно ввести в оборот.

Кто может получить GTIN

GTIN получают производители и импортёры. Именно они обычно описывают товар, создают карточку в Национальном каталоге и вводят продукцию в оборот.

Если товар произведён в России, GTIN чаще всего оформляется через ГС1 РУС или через Национальный каталог при наличии необходимых условий. Для работы с российским префиксом 460–469 требуется регистрация в Ассоциации ГС1 РУС.

Если товар импортный и у зарубежного производителя уже есть международный GTIN, российский импортёр может использовать этот код для создания карточки. Новый российский GTIN в таком случае может не потребоваться.

Если импортный товар не имеет GTIN или поставщик не передаёт его, импортёру нужно отдельно разбираться, какой способ получения кода допустим для конкретной товарной группы.

Что подготовить перед созданием карточки товара

Перед созданием карточки в Национальном каталоге подготовьте данные заранее. Это ускорит заполнение и снизит риск отказа на модерации.

Понадобятся:

• регистрация в системе «Честный знак»;
• УКЭП руководителя или ИП;
• доступ в личный кабинет ГИС МТ;
• активная товарная группа;
• данные о производителе или импортёре;
• полное наименование товара;
• товарный знак или бренд;
• код ТН ВЭД ЕАЭС для импортного товара;
• код ОКПД2 для продукции российского производства;
• сведения о составе;
• потребительские характеристики;
• размер, вес, объём или количество;
• данные об упаковке;
• фотографии товара;
• разрешительная документация, если она требуется;
• сведения о сертификатах или декларациях соответствия;
• данные о сроке годности, условиях хранения и эксплуатации, если они применимы.

Для разных товарных групп набор полей отличается. Например, для одежды важны размер, состав и пол; для продуктов — масса, состав, срок годности и упаковка; для косметики — назначение, объём, состав и документы; для техники — модель, бренд, характеристики и коды классификаторов.

Как создать карточку товара в Национальном каталоге

Шаг 1. Войти в личный кабинет «Честного знака»

Сначала нужно войти в личный кабинет ГИС МТ с помощью электронной подписи. После входа выберите раздел «Национальный каталог».

Если компания ещё не зарегистрирована в «Честном знаке», сначала нужно пройти регистрацию участника оборота, выбрать товарную группу и настроить профиль.

Шаг 2. Проверить членство в ГС1 РУС

Перед созданием карточек с российским префиксом нужно проверить членство в ГС1 РУС. Если компания не состоит в ГС1 РУС, создание карточек с российскими GTIN может быть недоступно.

Для импортных товаров ситуация отличается: если у товара уже есть иностранный GTIN, его можно использовать при создании карточки импортного товара. В этом случае не всегда требуется получать новый российский GTIN.

Шаг 3. Выбрать способ создания карточки

В Национальном каталоге есть несколько способов создать карточку. Выбор зависит от товарной группы, типа товара и объёма ассортимента.

Основные варианты:

• создать карточку единичного товара вручную;
• создать карточку комплекта или набора;
• создать техническую карточку для остатков или перемаркировки;
• загрузить карточки из ГС1 РУС;
• создать карточку импортного товара;
• загрузить карточки массово через Excel-файл.

Если товаров мало, удобнее создать карточку вручную. Если ассортимент большой, лучше использовать импорт через Excel или загрузку из ГС1 РУС.

Шаг 4. Нажать «Добавить товар»

В разделе Национального каталога выберите действие «Добавить товар». Затем укажите тип карточки: единица товара, комплект, техническая карточка или другой доступный вариант.

Для большинства стандартных товаров выбирают «Единица товара». Комплекты и наборы доступны не для всех товарных групп, поэтому этот вариант нужно использовать только там, где он предусмотрен правилами.

Шаг 5. Указать GTIN или сгенерировать его

Если GTIN уже есть, его нужно указать в карточке. Это может быть российский GTIN или иностранный GTIN для импортного товара.

Если GTIN нет, его можно получить при создании карточки, если для вашей ситуации и товарной группы это доступно. После генерации GTIN нужно заполнить базовые сведения о товаре.

Минимально для дальнейшей работы обычно указывают:

• код товарной группы;
• код ТН ВЭД или ОКПД2;
• полное наименование товара;
• товарный знак;
• данные производителя или импортёра.

Но для ввода товара в оборот этого недостаточно: нужно заполнить все обязательные атрибуты карточки.

Шаг 6. Заполнить основные сведения о товаре

На этом этапе важно не писать название "для себя", а описывать товар так, чтобы он был однозначно идентифицирован.

Плохой пример:

"Крем 100 мл"

Хороший пример:

"Крем для рук увлажняющий, бренд X, 100 мл, туба, для ежедневного ухода"

В названии и характеристиках должны быть понятны:

• категория товара;
• бренд;
• назначение;
• объём, вес или размер;
• упаковка;
• модель, артикул или вариант;
• отличия от других товаров линейки.

Если у товара есть несколько размеров, объёмов, вкусов, цветов, составов или упаковок, для них могут потребоваться отдельные карточки и отдельные GTIN.

Шаг 7. Заполнить обязательные атрибуты

В карточке есть обязательные и дополнительные поля. Обязательные атрибуты нужно заполнить корректно, иначе карточку нельзя будет отправить на модерацию или использовать для ввода товара в оборот.

Обычно карточка включает несколько блоков:

• регистрация кода товара;
• сведения о товаре;
• упаковка;
• весогабаритные характеристики;
• потребительские свойства;
• условия хранения;
• разрешительная документация;
• фотографии;
• дополнительные атрибуты товарной группы.

Не стоит заполнять поля произвольно. Если система предлагает выбрать значение из справочника, лучше выбирать из справочника, а не писать свой вариант вручную.

Шаг 8. Загрузить документы и фотографии

Для многих товарных групп в карточку добавляют разрешительные документы: декларации, сертификаты, свидетельства, регистрационные документы или другие подтверждения.

Также может потребоваться фотография товара. Лучше использовать качественное изображение упаковки, на котором видны бренд, название, объём, состав или другие важные элементы.

Фотографии помогают модератору и участникам оборота сверить товар с карточкой. Если изображение не соответствует описанию, карточку могут отправить на доработку.

Шаг 9. Отправить карточку на модерацию

После заполнения обязательных полей карточку нужно отправить на модерацию. На этом этапе специалисты проверяют корректность данных.

Если всё заполнено правильно, карточка перейдёт к подписанию. Если есть ошибки, она получит статус «Требует изменений», а в карточке появятся комментарии к полям, которые нужно исправить.

Частые причины возврата:

• некорректное наименование;
• неверный код ТН ВЭД или ОКПД2;
• неполные характеристики;
• несоответствие фото и описания;
• ошибка в бренде или товарном знаке;
• не указаны обязательные документы;
• выбран неподходящий тип карточки;
• перепутана товарная группа.

Шаг 10. Подписать карточку УКЭП

После успешной проверки карточку нужно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью. После подписания карточка публикуется и становится доступна для операций по маркировке.

Только после этого товар можно полноценно использовать для заказа кодов маркировки и дальнейшего ввода в оборот.

Статусы карточки товара

В Национальном каталоге карточка может иметь разные статусы. По ним удобно понимать, на каком этапе находится описание товара.

Основные статусы:

Пока карточка не опубликована, с ней нельзя полноценно работать в маркировке. Если товар нужен для запуска продаж или производства, лучше не оставлять создание карточек на последний момент.

Когда нужно создавать отдельную карточку и новый GTIN

Новый GTIN может понадобиться не только для нового товара. Отдельная карточка может потребоваться, если изменились существенные характеристики продукта.

Например, новый GTIN может понадобиться, если изменились:

• состав товара;
• функциональность;
• объём, вес или количество в упаковке;
• размер;
• габариты упаковки;
• бренд;
• потребительские свойства;
• страна производства;
• тип упаковки;
• набор или комплект;
• количество единиц в коробке или упаковке.

Пример: если производитель выпускает один и тот же шампунь в объёме 250 мл и 500 мл, это разные товарные позиции. Если футболка продаётся в разных размерах, для каждого размера обычно нужна отдельная товарная карточка. Если кофе выпускается в упаковках 100 г и 250 г, это тоже разные варианты товара.

Техническая карточка товара: когда она нужна

Техническая карточка используется не для полноценного описания нового товара, а для отдельных ситуаций, например для маркировки остатков или перемаркировки. Она доступна не для всех товарных групп и применяется по специальным правилам.

Важно: техническая карточка не заменяет полноценное описание товара, если бизнес производит или импортирует новую продукцию. Её нужно использовать только в тех случаях, когда это прямо предусмотрено правилами маркировки.

Массовая загрузка карточек через Excel

Если у компании десятки или сотни товарных позиций, создавать карточки вручную неудобно. В этом случае можно использовать загрузку через Excel-шаблон.

Обычно порядок такой:

1. Войти в Национальный каталог.
2. Перейти в раздел импорта.
3. Выбрать товарную группу.
4. Скачать Excel-шаблон.
5. Заполнить обязательные поля.
6. Загрузить файл обратно в систему.
7. Проверить созданные черновики.
8. Исправить ошибки, если они есть.
9. Отправить карточки на модерацию.

Перед массовой загрузкой лучше протестировать 1–2 карточки вручную. Так проще понять, какие поля обязательны и какие ошибки может вернуть система.

Частые ошибки при создании карточки

Ошибка 1. Создают одну карточку на разные варианты товара

Если товар отличается размером, объёмом, весом, цветом, составом или упаковкой, одной карточки может быть недостаточно. Нужно заранее определить, какие варианты считаются отдельными товарными позициями.

Ошибка 2. Неверно выбирают код ТН ВЭД или ОКПД2

Код классификатора влияет на правила маркировки и набор обязательных атрибутов. Ошибка в коде может привести к отказу на модерации или проблемам при заказе кодов.

Ошибка 3. Путают GTIN и код маркировки

GTIN — это идентификатор товарной позиции. Код маркировки — это уникальный DataMatrix на конкретной единице товара. Сначала нужен GTIN, потом заказываются коды маркировки.

Ошибка 4. Заполняют карточку неполно

Минимальных данных может хватить для части операций, но для ввода товара в оборот нужны обязательные атрибуты. Поэтому карточку лучше сразу заполнять полностью.

Ошибка 5. Используют чужой или некорректный GTIN

Для импортного товара можно использовать иностранный GTIN, если он присвоен производителем и передан импортёру. Но нельзя брать случайный код из открытых источников или использовать GTIN, который не относится к вашему товару.

Ошибка 6. Не проверяют документы

Если для товара требуется декларация, сертификат или другой разрешительный документ, его нужно подготовить заранее. Иначе карточку могут вернуть на доработку.

Что делать после публикации карточки

После публикации карточки можно переходить к следующим этапам маркировки:

• заказать коды маркировки;
• оплатить коды, если это требуется;
• получить DataMatrix;
• нанести коды на товар или упаковку;
• проверить читаемость кодов;
• передать сведения о нанесении;
• ввести товар в оборот;
• передавать сведения при отгрузке, приёмке и продаже.

Для производителя и импортёра опубликованная карточка — это не финал, а подготовительный этап перед фактической маркировкой товара.

Коротко

Чтобы создать карточку товара в Национальном каталоге «Честного знака», нужно войти в личный кабинет ГИС МТ, перейти в раздел Национального каталога, выбрать способ создания карточки, указать или получить GTIN, заполнить обязательные сведения о товаре, загрузить документы и фотографии, отправить карточку на модерацию и подписать её УКЭП. GTIN нужен для идентификации товарной позиции и заказа кодов маркировки. Производители обычно получают GTIN через ГС1 РУС или Национальный каталог, а импортёры могут использовать иностранный GTIN, если он уже присвоен товару производителем.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Что такое Национальный каталог «Честного знака»?

Это база карточек товаров, участвующих в системе маркировки. В карточке хранится описание товара, характеристики, документы, фотографии и GTIN.

Что такое GTIN?

GTIN — это глобальный номер товарной позиции. Он нужен для идентификации товара и заказа кодов маркировки.

GTIN и код маркировки — это одно и то же?

Нет. GTIN относится к товарной позиции, а код маркировки DataMatrix наносится на конкретную единицу товара.

Кто должен создавать карточку товара?

Обычно карточку создаёт производитель или импортёр, который вводит товар в оборот. Розница и опт чаще работают с уже созданными карточками.

Можно ли использовать иностранный GTIN?

Да, если импортный товар уже имеет GTIN, присвоенный зарубежным производителем. В таком случае импортёр может использовать этот код при создании карточки товара.

Нужно ли вступать в ГС1 РУС?

Для создания карточек с российским префиксом 460–469 требуется регистрация в ГС1 РУС. Для импортного товара с уже существующим иностранным GTIN новый российский код может не потребоваться.

Сколько карточек нужно создать, если товар отличается размером или объёмом?

Обычно для каждого отличающегося варианта нужна отдельная карточка и отдельный GTIN. Например, разные размеры одежды или разные объёмы упаковки считаются разными товарными позициями.

Что делать, если карточку вернули с модерации?

Нужно открыть карточку, посмотреть комментарии модератора, исправить отмеченные поля и повторно отправить карточку на проверку.

Когда можно заказывать коды маркировки?

Коды маркировки можно заказывать после того, как карточка товара создана, необходимые данные заполнены и товар доступен для операций в системе маркировки.

Можно ли создать карточки массово?

Да, для большого ассортимента можно использовать загрузку через Excel-шаблон или загрузку карточек из ГС1 РУС, если компания является активным членом ГС1 РУС.