Маркировка в «Честном знаке» в 2026 году: регистрация, работа с кодами и календарь

С чего начинается работа в «Честном знаке»

Список товаров, для которых обязательна маркировка Data Matrix, расширяется каждый год. Чтобы законно производить, ввозить, поставлять или продавать такую продукцию, бизнес проходит один и тот же маршрут: сначала регистрация участника оборота, затем описание товара, заказ и нанесение кодов, ввод в оборот и передача сведений о каждом движении. Ошибка на любом из этапов оборачивается блокировкой продаж или штрафом.

Ниже разбираем весь путь по шагам — от подготовки электронной подписи до вывода товара из оборота на кассе — и приводим календарь новых товарных групп на 2026–2027 годы. Большую часть рутины (заказ кодов, обмен УПД, отчётность) берёт на себя сервис «Контур.Маркировка»: он подключается к личному кабинету, интегрируется с 1С и электронным документооборотом через Диадок, поэтому операции, описанные далее, выполняются в одном окне без ручного переноса данных.

Что подготовить до регистрации

Регистрация не пройдёт, пока не готовы четыре вещи: подпись, программное окружение, поданное уведомление и корректные данные компании.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Заявление подписывается именно ей, поэтому без подписи в систему не войти. Для ООО её оформляют на генерального директора из ЕГРЮЛ, для ИП — на самого предпринимателя из ЕГРИП. Получить сертификат нужно в удостоверяющем центре ФНС или у её доверенных лиц. Подпись сотрудника, бухгалтера или родственника для первичной регистрации не подойдёт. Заранее убедитесь, что сертификат действует, а ФИО владельца совпадает с данными в реестре.

Программное обеспечение для подписи. На рабочем месте должны стоять криптопровайдер (КриптоПро, VipNet CSP, Рутокен или совместимое решение), браузерный плагин для ЭЦП, драйвер токена (если подпись на USB-носителе) и при необходимости корневые сертификаты. Браузер — актуальной версии. Компьютер обязан «видеть» токен. Систему проще проверить заранее на тестовой странице: на этапе регистрации «Честный знак» сам проверит рабочее место и укажет, чего не хватает.

Уведомление о начале деятельности. С 2026 года это критическое условие. Если для вашего вида деятельности такое уведомление предусмотрено, но не подано через Госуслуги, завершить регистрацию система может не дать. Проверьте требование заранее.

Данные организации или ИП. Часть сведений подтянется из сертификата и государственных реестров, остальное вводится вручную. Понадобятся ИНН, ОГРН или ОГРНИП, точное наименование, рабочий email (на него пойдут уведомления), телефон, роль участника оборота и товарные группы.

Пошаговая регистрация участника оборота

Когда подпись и ПО готовы, сама подача заявки занимает не больше получаса. Порядок действий такой:

1. Оформить УКЭП на директора ООО или на ИП — с данными, совпадающими с реестром. Не откладывайте: остальные шаги без подписи бессмысленны.
2. Установить и настроить ПО: криптопровайдер, плагин, драйвер токена, корневые сертификаты, свежий браузер. Лучше сразу проверить, читается ли сертификат.
3. Открыть страницу регистрации в ГИС МТ. Браузер предложит выбрать сертификат, а система запустит автоматическую проверку операционной системы, браузера, криптоплагина и доступности подписи. Есть ошибки — устраняем и повторяем проверку.
4. Заполнить заявку. Данные из подписи и реестра подставятся сами. Вручную проверяют и указывают email, телефон, роль (производитель, импортёр, опт, розница, медорганизация, HoReCa, продавец на маркетплейсе и т. д.) и товарные группы. Неверная группа приведёт к неправильной настройке кабинета.
5. Подписать и отправить заявление с помощью УКЭП. Ответ обычно приходит в течение нескольких рабочих дней. Если заявку отклонили, замечания исправляют и подают её заново.
6. Заполнить профиль в личном кабинете: подтвердить товарные группы, добавить сотрудников (каждому нужна своя ЭЦП) и раздать им права.
7. Подключить ЭДО для обмена УПД. Небольшой компании подойдёт бесплатный ЭДО Лайт из личного кабинета, остальным — полноценный оператор.
8. Настроить оборудование и учётную систему. Рознице — онлайн-касса с поддержкой нужного формата фискальных документов, 2D-сканер и передача данных через ОФД; производителям и импортёрам вдобавок понадобятся принтеры этикеток, оборудование для нанесения кодов и система агрегации.

Чем отличается регистрация ИП и ООО

Маршрут общий, но детали различаются. У предпринимателя УКЭП выпускается на него самого, а данные берутся из ЕГРИП. Заранее стоит проверить актуальность кодов ОКВЭД. Если ИП только продаёт маркированные товары, а не производит и не ввозит их, заказывать коды обычно не нужно — достаточно корректно принимать товар, передавать сведения о продаже и соблюдать правила вывода из оборота.

У ООО первичную регистрацию проводит только руководитель из ЕГРЮЛ: по подписи бухгалтера или иного сотрудника она невозможна. Зато потом директор добавляет сотрудников и разграничивает доступ — бухгалтеру к документам, кладовщику к приёмке, менеджеру к операциям с кодами. До подачи заявки полезно свериться: данные в ЕГРЮЛ и сертификате совпадают, срок подписи не истёк, уведомление подано, товарные группы определены, назначен ответственный за маркировку, а учётная система готова. У производителей и импортёров подготовка тяжелее — добавляются описание товаров, заказ кодов, нанесение Data Matrix и передача сведений о вводе в оборот.

Частые ошибки при регистрации

• Не та подпись. Попытка зарегистрировать компанию сертификатом сотрудника вместо руководителя. Нужна ЭЦП именно директора ООО или самого ИП.
• Не установлено ПО. Без криптопровайдера, плагина или драйвера токена процесс останавливается на проверке рабочего места.
• Не подано уведомление о начале деятельности. С 2026 года без него регистрация может быть недоступна.
• Неверная товарная группа или роль. Кабинет настроится неправильно, и операции пойдут с ошибками.
• Расчёт только на регистрацию. Это лишь первый шаг: без настроенных ЭДО, кассы, сканера и учётной системы доступ будет формальным, а работать с маркированным товаром не получится.

Описание товара в Национальном каталоге и GTIN

Национальный каталог — это справочник товарных карточек, по сути цифровой паспорт продукции. Карточки создают производители, импортёры и владельцы брендов, вводящие товар в оборот; розница пользуется готовыми, но сама их не заводит.

Перед заполнением понадобятся пройденная регистрация, активная УКЭП, выбранная товарная группа и сведения о продукте: наименование, бренд, код ТН ВЭД ЕАЭС (для импорта) или ОКПД2 (для производства в РФ), состав и характеристики, вес, объём и размер, данные об упаковке, срок годности, фото и разрешительные документы. Карточку заполняют по блокам (регистрация кода, сведения о товаре, упаковка, весогабаритные и потребительские свойства, условия хранения, документы, фото), отправляют на модерацию и подписывают УКЭП — после этого она публикуется и по ней можно заказывать коды.

Наименование должно быть конкретным: не «Крем 100 мл», а «Крем для рук увлажняющий, бренд X, 100 мл, туба» — чтобы читались категория, бренд, назначение, объём и упаковка.

GTIN — это глобальный номер товарной позиции. Он один на товар и нужен, чтобы заказывать коды; сам код Data Matrix при этом уникален для каждой единицы. Для российского производства GTIN получают через членство в ГС1 РУС (префикс 460–469), для импортного товара нередко подходит международный GTIN зарубежного производителя. При создании карточки система в допустимых случаях генерирует номер сама.

Заказ и нанесение кодов Data Matrix

Заказать коды можно только после того, как карточка опубликована, а GTIN получен. В личном кабинете указывают товарную группу, GTIN, способ выпуска в оборот и количество кодов. Коды приходят в цифровом виде, готовыми к печати; каждый содержит идентификатор товара и индивидуальную часть.

Data Matrix наносят на сам товар, этикетку, упаковку или потребительскую тару. Ключевое требование — читаемость: код должен уверенно считываться сканерами с разных углов, быть контрастным и не повреждаться при перевозке. На производстве коды печатают в ходе выпуска и интегрируют с производственной линией. При импорте место нанесения зависит от товарной группы и схемы ввоза — за рубежом, на складе временного хранения, на таможенном складе или в другом разрешённом месте. Для остатков без кодов создают отдельную (техническую) карточку и проводят перемаркировку. Перед массовым нанесением коды стоит протестировать сканированием, а после нанесения — передать сведения в систему.

Ввод в оборот и отчётность

Когда коды нанесены на весь объём и проверены на читаемость, производитель передаёт сведения о вводе товара в оборот: указывает GTIN, количество и дату, подписывает документ УКЭП. После этого коды получают статус «в обороте», а товар можно отгружать по цепочке. Перед вводом убедитесь, что все коды на месте, читаются и по количеству совпадают с товаром.

Дальше каждый участник сообщает о движении продукции. Сроки и способ зависят от товарной группы: розница отчитывается о продажах через кассу и ОФД, между компаниями сведения идут через УПД в ЭДО. Для отдельных групп и этапов вводится поэкземплярная передача (по каждой единице отдельно), а для расфасованной продукции — партионный учёт, когда все коды партии передаются одним документом.

ЭДО и УПД: как передавать сведения между компаниями

Электронный документооборот связывает участников оборота: поставщик отправляет УПД, покупатель принимает товар, а данные о движении уходят в систему маркировки. Без ЭДО корректно передавать и принимать маркированный товар практически невозможно — особенно опту и рознице. Если оператор уже подключён, нужно проверить поддержку маркированных товаров; если нет — выбрать оператора, а совсем небольшому бизнесу подойдёт бесплатный ЭДО Лайт.

УПД объединяет счёт и накладную. Для маркированных товаров в него входят коды по каждой единице или агрегату, количество и реквизиты сторон; документ подписывают УКЭП обе стороны. Отправитель заполняет коды и сверяет их с фактической отгрузкой, получатель — сканирует товар и сверяет с документом до подтверждения. Главная ошибка здесь — подтверждать УПД автоматически, не сверяя коды: расхождения потом придётся править вручную. Поэтому важно назначить ответственных, обучить персонал и ввести правило обязательной сверки.

Агрегация в транспортные упаковки

Когда отдельные единицы объединяют в короб или на паллету, на транспортную упаковку наносят собственный агрегирующий код, а в системе фиксируют связь: агрегат и перечень входящих в него кодов. Это ускоряет приёмку и отгрузку крупных партий — учёт идёт по одной упаковке, а не поштучно. Агрегацией пользуются производители больших партий, импортёры, оптовики и логистические операторы. При приёмке проверяют целостность агрегата, при отгрузке его можно разукомплектовать; коды на агрегатах передаются через ЭДО, а сведения важно не терять при движении товара по складу.

Розница: приёмка, касса и вывод из оборота

Розница работает с маркировкой на двух этапах — приёмка от поставщика и продажа покупателю. Для этого нужны онлайн-касса с поддержкой маркированных товаров, 2D-сканер для Data Matrix, договор с ОФД, настроенный ЭДО и обученные сотрудники.

При приёмке партию сверяют с УПД: совпадают ли коды в документе и на товаре, читаются ли Data Matrix, не выведены ли позиции из оборота, нет ли дублей и расхождений по количеству. Если всё верно — товар принимают, если нет — оформляют расхождения и возвращают документ поставщику. Подтверждать УПД «вслепую» рискованно: ошибочные коды потом придётся разбирать вручную.

На продаже кассир сканирует код, касса передаёт сведения через ОФД, и товар выводится из оборота. Если код не читается, касса не поддерживает маркировку или у товара некорректный статус, продажа блокируется. Для части групп — моторных масел, отдельных лекарств, табака, некоторого алкоголя — действует разрешительный режим с онлайн-проверкой кода перед продажей. Вывод из оборота происходит не только при продаже, но и при утилизации, возврате или иных операциях, и для разных групп обязательная передача таких сведений стартует в свои сроки.

Особенности импорта

Импортёр обязан обеспечить маркировку до ввоза или до выпуска товара в оборот. Коды наносят по одной из схем: на производстве за рубежом по договорённости, на складе временного хранения, на таможенном складе или в другом разрешённом месте. После ввоза импортёр передаёт в систему нужные сведения, а конкретный порядок зависит от товарной группы, страны и схемы поставки — ввоз из ЕАЭС отличается от ввоза из стран вне союза. Если у товара есть международный GTIN, отдельный российский номер часто не требуется; товар без описания в каталоге промаркировать нельзя. Понадобятся и документы для таможни: счёт-фактура, упаковочный лист, сертификаты происхождения, разрешительная документация и УПД с кодами.

Остатки и перемаркировка

Для большинства групп предусмотрены переходные периоды, когда остатки ещё можно продавать или домаркировывать. Откладывать это на последний день опасно. Проверьте дату производства или ввоза, наличие маркировки и правила группы, а затем выберите вариант: промаркировать остатки заранее, распродать до запрета оборота, вернуть поставщику или утилизировать. Для домаркировки заводят техническую карточку, заказывают и наносят коды, после чего вводят товар в оборот как перемаркированный. Когда переходный период заканчивается, оборот немаркированной продукции запрещается.

Календарь маркировки на 2026–2027 годы

Маркировка почти никогда не вводится одним днём: сначала регистрация участников, затем нанесение кодов, ввод в оборот, передача сведений и, наконец, запрет немаркированного оборота. Ключевые даты по товарным группам собраны в таблице.

Помимо перечисленного, в статусе экспериментов или в ожидании переходных сроков находятся оптоволоконная и кабельно-проводниковая продукция, отопительные приборы, полимерные трубы, пиротехника и средства пожаротушения, автозапчасти, товары для дома, макароны, крупы и мёд, полуфабрикаты и заморозка, детское питание, отдельные медицинские изделия, слабый алкоголь и печатная продукция.

Как упростить работу с маркировкой

Полный цикл — от описания товара до вывода из оборота — насчитывает десяток обязательных этапов, и на каждом есть свои технические и организационные требования. Держать всё вручную в разных окнах трудно, а цена ошибки — заблокированная продажа или штраф.

Сервис «Контур.Маркировка» собирает эти операции в едином интерфейсе: помогает описывать товары и заказывать коды Data Matrix, вводить продукцию в оборот, обмениваться УПД через ЭДО (Диадок) и передавать сведения о движении товара. Есть интеграция с 1С и веб-версия, поэтому подключить маркировку можно и на производстве, и в опте, и в рознице. Это снимает рутину, снижает риск расхождений по кодам и помогает уложиться в сроки новых товарных групп.