Как начать работать с маркировкой товаров: инструкция для бизнеса

Кому нужно работать с маркировкой товаров

Работать с маркировкой должны компании и ИП, которые участвуют в обороте товаров, подлежащих обязательной маркировке. Это могут быть:

• производители;
• импортёры;
• дистрибьюторы;
• оптовые поставщики;
• розничные магазины;
• продавцы на маркетплейсах;
• аптеки;
• медицинские организации;
• общепит и HoReCa, если они работают с маркированными товарами;
• организации, которые закупают, хранят, передают или выводят такие товары из оборота.

Обязанность зависит не от размера бизнеса, а от товарной группы и роли участника. Даже небольшому ИП может понадобиться регистрация в системе маркировки, если он продаёт обувь, одежду, воду, молочную продукцию, пиво, БАДы, косметику, шины, духи, лекарства или другие маркируемые товары.

Что нужно подготовить перед началом работы

Перед тем как запускать процессы маркировки, нужно подготовить базовую инфраструктуру. Без неё бизнес не сможет корректно принимать, отгружать или продавать маркированные товары.

1. Усиленная квалифицированная электронная подпись

Для входа в «Честный знак» и подписания документов нужна УКЭП. Для ООО подпись должна быть оформлена на руководителя, для ИП — на самого предпринимателя.

Электронная подпись понадобится для регистрации в системе, подписания заявлений, договоров и документов, связанных с оборотом маркированной продукции.

2. Регистрация в системе «Честный знак»

Следующий шаг — регистрация в ГИС МТ. Для этого нужно пройти проверку рабочего места, выбрать сертификат электронной подписи, заполнить заявление, указать товарные группы и роль участника оборота.

После регистрации бизнес получает доступ к личному кабинету, где можно работать с документами, кодами маркировки, товарными группами и настройками пользователей.

3. Уведомление о начале деятельности

Перед началом работы нужно проверить, требуется ли для вашего вида деятельности уведомление о начале предпринимательской деятельности. Если уведомление требуется, его необходимо подать через Госуслуги.

Это особенно важно для новых участников маркировки: отсутствие уведомления может помешать регистрации или дальнейшей работе в системе.

4. Электронный документооборот

ЭДО нужен для передачи документов между участниками оборота. Через него поставщик отправляет УПД, покупатель принимает товар, а сведения о движении маркированной продукции передаются в систему маркировки.

Если компания уже использует ЭДО, нужно проверить, поддерживает ли оператор работу с маркированными товарами. Если ЭДО нет, его нужно подключить до начала регулярных поставок.

5. Оборудование и программное обеспечение

Набор оборудования зависит от роли бизнеса.

Рознице обычно нужны:

• онлайн-касса;
• фискальный накопитель;
• 2D-сканер для считывания DataMatrix;
• товароучётная система;
• подключение к ОФД;
• обновлённое кассовое ПО.

Опту нужны:

• ЭДО;
• учётная система;
• 2D-сканер для приёмки и отгрузки;
• интеграция с «Честным знаком» или оператором ЭДО.

Производителю и импортёру могут потребоваться:

• оборудование для печати и нанесения кодов;
• принтеры этикеток;
• система агрегации;
• интеграция с производственной или складской системой;
• доступ к Национальному каталогу;
• личный кабинет «Честного знака» для заказа кодов.

Общий порядок работы с маркировкой

Независимо от роли участника, базовая логика работы с маркировкой выглядит так:

1. Получить УКЭП.
2. Подать уведомление о начале деятельности, если оно требуется.
3. Зарегистрироваться в «Честном знаке».
4. Выбрать товарные группы и роль участника.
5. Подключить ЭДО.
6. Настроить оборудование и учётную систему.
7. Проверить работу сканеров и кассы.
8. Назначить ответственных сотрудников.
9. Настроить процессы приёмки, отгрузки, продажи или ввода в оборот.
10. Передавать сведения о движении товаров в систему маркировки.

Дальше порядок действий зависит от того, какую роль выполняет бизнес.

Инструкция для производителя

Производитель отвечает за выпуск маркированного товара на рынок. Поэтому его задача — описать товар, заказать коды, нанести их на продукцию и ввести товар в оборот.

Шаг 1. Зарегистрироваться в «Честном знаке»

Производитель должен зарегистрироваться в системе маркировки, выбрать нужную товарную группу и указать роль производителя. После регистрации нужно подписать необходимые договоры в личном кабинете.

Шаг 2. Описать товары

Перед заказом кодов товары нужно описать. Для этого используются сведения о продукции: наименование, бренд, характеристики, упаковка, коды ТН ВЭД или ОКПД2, GTIN и другие данные в зависимости от товарной группы.

Если товар не описан, заказать коды маркировки для него не получится.

Шаг 3. Заказать коды маркировки

После описания товара производитель заказывает коды маркировки в личном кабинете. В заказе указывается товарная группа, способ выпуска товара в оборот и количество кодов.

Коды нужны для нанесения на каждую единицу товара или упаковку, если правила конкретной товарной группы предусматривают такую схему.

Шаг 4. Нанести коды на продукцию

Код DataMatrix наносится на товар, этикетку, упаковку или потребительскую тару. Способ нанесения зависит от типа продукции и производственного процесса.

Важно обеспечить читаемость кода. Если код плохо печатается или повреждается при транспортировке, товар могут не принять контрагенты, а розница не сможет корректно продать его на кассе.

Шаг 5. Ввести товар в оборот

После нанесения кодов производитель передаёт сведения о вводе товара в оборот. Это означает, что товар готов к дальнейшему движению по цепочке: на склад, оптовику, дистрибьютору, рознице или конечному покупателю.

Шаг 6. Настроить отгрузку через ЭДО

Когда товар передаётся другому участнику оборота, сведения о передаче должны быть отражены в документах. Обычно для этого используется УПД через ЭДО.

Производителю важно настроить корректную передачу кодов, чтобы покупатель мог принять товар без расхождений.

Инструкция для импортёра

Импортёр работает с товарами, произведёнными за пределами России. Его задача — обеспечить маркировку до ввоза или до выпуска товара в оборот, а затем передать сведения в систему.

Шаг 1. Зарегистрироваться в системе маркировки

Импортёр регистрируется в «Честном знаке», выбирает товарные группы и роль импортёра. Также нужно подписать договоры и подготовить электронную подпись.

Шаг 2. Описать импортируемые товары

Перед заказом кодов нужно описать товары: указать наименование, бренд, страну происхождения, коды ТН ВЭД, характеристики и другие сведения, которые требуются для конкретной категории.

Ошибки в описании могут привести к проблемам при таможенном оформлении, вводе в оборот или дальнейшей продаже.

Шаг 3. Заказать коды маркировки

Импортёр заказывает коды маркировки в системе. В заказе указывается, что товар произведён за пределами РФ и ввозится на территорию России.

Дальше нужно определить, где будут наноситься коды: на производстве за рубежом, на складе временного хранения, на таможенном складе или в другом разрешённом месте.

Шаг 4. Нанести коды на товар

Коды должны быть нанесены так, чтобы их можно было считать на следующих этапах: при приёмке, отгрузке, продаже или проверке. Важно заранее согласовать с поставщиком требования к формату, месту нанесения и качеству печати.

Шаг 5. Передать сведения при ввозе и вводе в оборот

После ввоза импортёр передаёт в систему необходимые сведения. Конкретный порядок зависит от товарной группы, страны ввоза и схемы импорта.

Если товар ввозится из стран ЕАЭС, порядок может отличаться от ввоза из стран вне ЕАЭС. Поэтому импортёру нужно заранее проверить правила именно для своей товарной группы.

Шаг 6. Передать товар дальше по цепочке

После ввода товара в оборот импортёр может отгружать его оптовым покупателям, дистрибьюторам, рознице или маркетплейсам. Передача кодов и документов обычно выполняется через ЭДО.

Инструкция для оптовой компании

Оптовая компания чаще всего не заказывает коды маркировки, если не является производителем или импортёром. Её основная задача — правильно принимать и отгружать маркированный товар.

Шаг 1. Зарегистрироваться в «Честном знаке»

Оптовик регистрируется в системе, выбирает товарные группы и роль участника оборота. После этого нужно настроить сотрудников, доступы и ЭДО.

Шаг 2. Подключить ЭДО

Для опта ЭДО — один из ключевых элементов работы. Через него приходят документы от поставщиков и отправляются документы покупателям.

Если поставщик отправляет УПД с кодами маркировки, оптовик должен сверить документ с фактическим товаром и подтвердить приёмку.

Шаг 3. Настроить приёмку товара

При получении партии нужно проверить:

• совпадают ли коды в документе и на товаре;
• читаются ли DataMatrix-коды;
• не выведены ли товары из оборота;
• не дублируются ли коды;
• нет ли расхождений по количеству.

Если всё корректно, товар принимается. Если есть ошибки, нужно оформить расхождения и не подтверждать некорректные документы автоматически.

Шаг 4. Настроить складской учёт

Маркированные товары должны двигаться по складу без потери кодов. Если компания работает с большим объёмом товара, лучше настроить учёт на уровне кодов, коробов или агрегатов.

Для некоторых товарных групп важна агрегация: когда отдельные единицы объединяются в короб, паллету или другую транспортную упаковку. Это упрощает приёмку и отгрузку больших партий.

Шаг 5. Отгружать товар покупателям через ЭДО

При продаже или передаче товара оптовик формирует документы с кодами маркировки и отправляет их покупателю через ЭДО. Покупатель принимает документ, а сведения о движении товара передаются в систему маркировки.

Главный риск для опта — расхождения между фактической партией и документами. Поэтому важно не просто подключить ЭДО, а выстроить нормальный процесс сканирования, сверки и контроля.

Инструкция для розницы

Розница работает с маркировкой на двух основных этапах: приёмка товара от поставщика и продажа конечному покупателю.

Шаг 1. Зарегистрироваться в «Честном знаке»

Розничная точка регистрируется в системе маркировки, выбирает роль розницы и нужные товарные группы. Если у компании несколько магазинов, важно правильно настроить места осуществления деятельности и внутренний учёт.

Шаг 2. Подключить ЭДО

Через ЭДО магазин получает документы от поставщиков. В документах должны быть сведения о кодах маркировки. Розница сверяет поступивший товар с документом и подтверждает приёмку.

Если магазин не подтверждает документы или делает это с ошибками, в системе могут появиться расхождения.

Шаг 3. Обновить онлайн-кассу и кассовое ПО

Для продажи маркированных товаров касса должна уметь работать с кодами маркировки. Кассовое ПО должно считывать код, передавать сведения в фискальный документ и отправлять данные через ОФД.

Если касса или программа устарели, продажа может проходить некорректно или блокироваться.

Шаг 4. Подключить 2D-сканер

Обычный сканер штрихкодов может не подойти. Для маркировки нужен 2D-сканер, который считывает DataMatrix-коды.

Перед запуском продаж нужно проверить, что сканер читает коды с реальных товаров: с этикеток, упаковок, бутылок, коробок, блистеров и других носителей.

Шаг 5. Настроить приёмку маркированного товара

При поступлении товара розница должна сверить фактические коды с документами от поставщика. Если товар поступил без корректных кодов или документ содержит ошибки, принимать его без проверки рискованно.

Лучше сразу настроить правило: сотрудники не подтверждают документы автоматически, если есть расхождения по кодам или количеству.

Шаг 6. Продавать товар с выводом из оборота

При продаже кассир сканирует код маркировки. Касса передаёт сведения через ОФД, и товар выводится из оборота.

Если код не читается, касса не поддерживает маркировку или товар имеет некорректный статус, продажа может быть заблокирована. Поэтому важно заранее протестировать процесс на реальных товарах.

Что выбрать: ручная работа, интеграция или готовый сервис

На старте многие компании работают через личный кабинет «Честного знака» и ЭДО вручную. Это подходит, если объём операций небольшой.

Но если у бизнеса много товаров, поставок или торговых точек, ручной режим быстро становится проблемой. Сотрудники начинают тратить время на сверку кодов, исправление ошибок и поиск расхождений.

Возможны три варианта работы:

1. Ручная работа через личный кабинет

Подходит для малого бизнеса с небольшим количеством операций. Минус — высокий риск ошибок и большие трудозатраты при росте объёма.

2. Работа через товароучётную систему

Подходит рознице, опту и складам. Если учётная система поддерживает маркировку, можно принимать, отгружать и продавать товары удобнее.

3. Интеграция с «Честным знаком» и ЭДО

Подходит производителям, импортёрам, крупному опту и сетевой рознице. Интеграция снижает ручную работу и помогает контролировать движение кодов.

Типовые ошибки при запуске маркировки

Начинают с покупки оборудования, а не с процесса

Сканер и касса сами по себе не решают задачу. Сначала нужно понять схему движения товара: кто заказывает коды, кто вводит товар в оборот, кто принимает, кто отгружает, кто продаёт.

Не проверяют товарную группу

У разных товарных групп разные сроки, документы и операции. Нельзя настраивать маркировку «вообще» — нужно смотреть правила по конкретной категории товара.

Подтверждают документы без сверки

Если принимать УПД автоматически, можно подтвердить товар с ошибочными кодами. Потом расхождения придётся исправлять вручную.

Не обучают сотрудников

Маркировка затрагивает закупки, склад, бухгалтерию, кассиров, менеджеров и руководителя. Если сотрудники не понимают, что делать с кодами, система будет работать формально, но ошибки останутся.

Откладывают настройку ЭДО

Без ЭДО сложно корректно принимать и передавать маркированные товары. Особенно это критично для опта и розницы, которые получают продукцию от поставщиков.

Краткий чек-лист запуска маркировки

Перед началом работы проверьте:

• есть ли УКЭП на руководителя или ИП;
• зарегистрирована ли компания в «Честном знаке»;
• подано ли уведомление о начале деятельности, если оно требуется;
• выбраны ли правильные товарные группы;
• указана ли верная роль участника оборота;
• подключен ли ЭДО;
• обновлена ли онлайн-касса;
• есть ли 2D-сканер;
• готова ли товароучётная система;
• назначены ли ответственные сотрудники;
• описаны ли товары, если вы производитель или импортёр;
• понятен ли порядок приёмки, отгрузки, продажи и ввода в оборот.

Коротко

Чтобы начать работать с маркировкой товаров, бизнесу нужно получить УКЭП, зарегистрироваться в «Честном знаке», выбрать товарные группы, подключить ЭДО и подготовить оборудование. Производитель и импортёр дополнительно описывают товары, заказывают коды, наносят их и вводят продукцию в оборот. Опт принимает и отгружает маркированный товар через ЭДО. Розница принимает товар от поставщика, сканирует коды на кассе и выводит продукцию из оборота при продаже.

Ответы на часто задаваемые вопросы

С чего начать работу с маркировкой товаров?

Начать нужно с проверки товарной группы и роли бизнеса. Затем нужно получить УКЭП, зарегистрироваться в «Честном знаке», подключить ЭДО и подготовить оборудование или учётную систему.

Нужно ли регистрироваться в «Честном знаке», если я только продаю товар?

Да, если вы продаёте товары, подлежащие обязательной маркировке. Розница должна принимать маркированный товар, сканировать код при продаже и передавать сведения через кассу и ОФД.

Кто должен заказывать коды маркировки?

Обычно коды заказывает производитель или импортёр. Оптовая компания и розница чаще работают с уже промаркированным товаром, если сами не производят и не ввозят продукцию.

Что нужно рознице для работы с маркировкой?

Рознице нужны регистрация в «Честном знаке», ЭДО, обновлённая онлайн-касса, 2D-сканер, товароучётная система и настроенный процесс приёмки маркированных товаров.

Что нужно оптовой компании?

Оптовику нужны регистрация в системе маркировки, ЭДО, учётная система, сканеры для проверки кодов и процесс сверки товара с документами при приёмке и отгрузке.

Что должен делать производитель?

Производитель описывает товары, заказывает коды маркировки, наносит их на продукцию, вводит товар в оборот и передаёт сведения о дальнейшем движении товара через документы.

Чем отличается работа импортёра?

Импортёр работает с товарами, произведёнными за пределами РФ. Ему нужно заказать или получить коды, организовать нанесение, учесть правила ввоза и передать сведения в систему маркировки.

Можно ли работать с маркировкой вручную?

Да, при небольшом объёме операций можно работать через личный кабинет и ЭДО вручную. Но при росте объёма лучше использовать товароучётную систему или интеграцию, чтобы снизить количество ошибок.

Нужен ли 2D-сканер?

Да, если бизнес принимает, отгружает или продаёт маркированные товары. 2D-сканер нужен для считывания DataMatrix-кодов.

Что будет, если неправильно принять маркированный товар?

Могут появиться расхождения между фактическим товаром, документами и сведениями в системе маркировки. Потом такие ошибки придётся исправлять через корректировки, возвраты или разбор с поставщиком.