ОСУ, ПЭУ и партионный учёт в маркировке: в чём разница

При передаче маркированного товара через электронный документооборот участники могут использовать разные форматы учёта: объёмно-сортовой, партионный и поэкземплярный.

Главное отличие — в детализации сведений, которые передаются в УПД.

При объёмно-сортовом учёте указывают GTIN и общее количество товара. При партионном к этим данным добавляют номер производственной партии. При поэкземплярном учёте передают конкретные коды маркировки отдельных товаров либо коды групповых и транспортных упаковок.

От выбранного формата зависит работа склада: нужно ли сканировать каждую единицу, какие данные сверять при приёмке, как формировать УПД и что появится на балансе получателя в системе «Честный знак».

При этом компания не может свободно выбрать наиболее удобный способ. Формат определяется правилами конкретной товарной группы, этапом маркировки, датой производства товара и видом операции.

Что означают ОСУ, ПЭУ и партионный учёт

ОСУ — объёмно-сортовой учёт

При ОСУ передаются:

• GTIN товара;
• общее количество единиц с этим GTIN.

Индивидуальные DataMatrix-коды в УПД не указываются.

Например, поставщик отгружает 100 упаковок кофе одного наименования. В документе указываются GTIN и количество — 100 единиц. Какие именно индивидуальные коды нанесены на каждую пачку, в УПД не перечисляется.

Партионный учёт

При партионном учёте передаются:

• GTIN;
• количество товара;
• номер производственной партии.

Такой формат позволяет разделять одинаковый товар не только по артикулу, но и по партиям производства.

Например, поставщик отгружает 100 упаковок одного товара:

• 40 единиц из партии № 1506;
• 60 единиц из партии № 1606.

В документах отражаются GTIN, количество по каждой партии и номера этих партий.

ПЭУ — поэкземплярный учёт

При ПЭУ в УПД передаются конкретные идентификаторы маркированной продукции:

• КИ — код идентификации отдельной единицы;
• КИН — код идентификации набора;
• КИГУ — код идентификации групповой упаковки;
• КИТУ — код идентификации транспортной упаковки.

Получатель принимает не просто определённое количество товара, а конкретные маркированные единицы или упаковки.

Если передаётся 100 упаковок товара, в документ должны войти идентификаторы именно тех 100 единиц, которые фактически отгружены.

Главное отличие на одном примере

Представим, что поставщик передаёт магазину 100 бутылок одного напитка.

При ОСУ

В УПД передаются:

• GTIN товара;
• количество — 100 штук.

Система знает, что покупателю передали 100 единиц определённого товара, но не знает, какие конкретно DataMatrix-коды находятся в этой поставке.

При партионном учёте

В УПД передаются:

• GTIN;
• количество;
• номер партии.

Если в поставке две производственные партии, сведения разделяются:

• GTIN, 60 штук, партия № 01;
• GTIN, 40 штук, партия № 02.

При ПЭУ

В УПД передаются конкретные коды каждой бутылки либо код транспортной упаковки, в которую эти бутылки агрегированы.

Система понимает, какие именно экземпляры товара перешли от поставщика к покупателю.

Сравнительная таблица

Что такое объёмно-сортовой учёт

ОСУ — это формат передачи сведений, при котором движение товара отражается в разрезе товарного кода и количества. Его также называют объёмно-артикульным или сортовым учётом.

В УПД не перечисляются индивидуальные коды маркировки. Для каждой товарной позиции указываются:

• GTIN;
• количество;
• единица измерения;
• сведения о продавце и покупателе;
• остальные обязательные реквизиты документа.

Фактически система учитывает объём конкретного товара, а не движение каждого экземпляра.

Пример ОСУ в УПД

Поставщик передаёт покупателю:

• 50 упаковок корма с GTIN 04600000000001;
• 30 упаковок корма с GTIN 04600000000002.

В УПД будет две товарные позиции:

Индивидуальные коды 80 упаковок в документ добавлять не нужно.

Как принимается товар при ОСУ

Получатель проверяет:

• соответствует ли GTIN фактическому товару;
• совпадает ли количество;
• есть ли DataMatrix на каждой единице;
• читаются ли коды;
• правильно ли оформлен УПД;
• соответствует ли фактическая продукция товарной карточке.

При этом система не сверяет каждый DataMatrix с УПД, потому что индивидуальные коды в документе отсутствуют.

Покупатель может применять:

• доверительную приёмку;
• выборочную проверку;
• полное сканирование для внутреннего контроля.

Даже если правила допускают ОСУ, отсутствие поэкземплярного перечня в УПД не означает, что на самих товарах может не быть кодов маркировки. На каждой единице должен быть нанесён действующий DataMatrix, если для товара уже наступила обязанность маркировки.

Почему после приёмки по ОСУ не видны коды

Если товар получен по объёмно-сортовому УПД, конкретные КИ могут не появиться у получателя в разделе «Коды маркировки».

Это нормально: поставщик передал не перечень DataMatrix, а GTIN и количество. Сведения о таком товаре учитываются в объёмно-сортовом остатке.

Поэтому ситуация, когда УПД успешно обработан, но индивидуальных кодов на балансе не видно, не обязательно является ошибкой.

Проверять нужно:

• статус УПД;
• сведения в разделе складского учёта;
• GTIN;
• количество принятого товара.

Плюсы ОСУ

• не нужно добавлять в УПД каждый код;
• проще работать с крупными партиями;
• ниже требования к скорости сканирования;
• проще запустить ЭДО;
• можно принимать товар без поштучного сканирования;
• меньше объём передаваемых данных.

Минусы ОСУ

• невозможно увидеть движение конкретной единицы;
• выше риск пересорта DataMatrix;
• проблемный код может обнаружиться только на кассе;
• сложнее расследовать ошибки по конкретному товару;
• фактические коды могут не совпадать с ожидаемыми;
• переход на ПЭУ потребует более сложной складской системы.

Что такое партионный учёт

Партионный учёт занимает промежуточное положение между ОСУ и ПЭУ.

При нём система получает больше информации, чем при обычном объёмно-сортовом учёте, но обычно не требует перечислять каждый индивидуальный код маркировки.

В УПД передаются:

• GTIN;
• количество;
• номер производственной партии.

Это позволяет прослеживать движение не каждой единицы, а группы товаров, объединённых одной производственной партией.

Зачем нужен номер партии

Номер производственной партии помогает:

• определить происхождение продукции;
• отделить товары разных дат производства;
• провести отзыв определённой партии;
• контролировать сроки годности;
• локализовать производственный брак;
• не затрагивать весь ассортимент при выявлении проблемы;
• связать товар с производственными документами.

Например, если выявлено нарушение только в партии № 1506, можно найти и изъять товары из этой партии, не блокируя весь товар с таким же GTIN.

Как формировать УПД при партионном учёте

Если один GTIN представлен несколькими партиями, их нужно разделять в документе.

Пример поставки:

Общее количество товара — 100 единиц, но в УПД показано, сколько единиц относится к каждой партии.

Нельзя объединять товары из разных партий в одну строку, если правила требуют передачи номера производственной партии.

Что нужно складу при партионном учёте

Склад должен уметь определить, к какой партии относится товар.

Для этого в учётной системе желательно хранить:

• GTIN;
• номер партии;
• количество;
• дату производства;
• срок годности;
• складское место;
• поставщика;
• входящий УПД;
• остаток партии.

При приёмке сотрудник сверяет не только товар и количество, но и производственную партию.

При отгрузке система должна понимать, из какой партии списывается товар. Иначе в УПД может быть указан номер, не соответствующий фактической продукции.

Плюсы партионного учёта

• выше прослеживаемость, чем при ОСУ;
• можно локализовать отзыв продукции;
• проще контролировать сроки годности;
• не всегда нужно сканировать каждую единицу;
• меньше данных, чем при ПЭУ;
• подходит для массовых товаров с большими партиями.

Минусы партионного учёта

• нужно перестроить складской учёт;
• сотрудники должны различать партии одного товара;
• нельзя без контроля смешивать партии;
• ошибки в номере партии приводят к расхождениям;
• требуется доработка УПД и учётной системы;
• конкретный экземпляр всё равно не прослеживается отдельно.

Что такое поэкземплярный учёт

ПЭУ — наиболее детализированный формат прослеживаемости. Система получает сведения о конкретных кодах, которые передаются между участниками.

В УПД могут указываться:

• отдельные КИ;
• коды наборов;
• коды групповых упаковок;
• коды транспортных упаковок.

После успешной обработки документа право владения конкретными кодами переходит к получателю.

Как работает ПЭУ

Поставщик должен:

1. Отобрать конкретные единицы товара.
2. Отсканировать DataMatrix либо код агрегированной упаковки.
3. Добавить идентификаторы в УПД.
4. Отправить документ через ЭДО.
5. Дождаться подписи покупателя.
6. Проверить обработку в ГИС МТ.

Покупатель должен:

1. Получить фактический товар.
2. Открыть входящий УПД.
3. Сверить коды.
4. Зафиксировать недостачу, излишек или пересорт.
5. Подписать документ, если всё совпадает.
6. Проверить переход кодов на баланс.

Нужно ли сканировать каждую единицу при ПЭУ

Если товар передаётся россыпью, обычно нужно считать DataMatrix каждой единицы.

Но поэкземплярный учёт не всегда означает физическое сканирование всех товаров по одному. Можно использовать агрегацию.

Например:

• единицы товара объединены в групповую упаковку;
• групповые упаковки вложены в транспортный короб;
• коробу присвоен КИТУ;
• при отгрузке сканируется код транспортной упаковки;
• система получает сведения о вложенных кодах.

Агрегация ускоряет приёмку и отгрузку, но только если структура вложенности создана правильно и не была расформирована.

Пример ПЭУ в УПД

Поставщик отгружает 10 единиц товара. В документ добавляются:

• КИ № 1;
• КИ № 2;
• КИ № 3;
• и так далее до КИ № 10.

Другой вариант — добавить КИТУ короба, внутри которого зарегистрированы все 10 кодов.

В обоих случаях система понимает, какие конкретные экземпляры передаются покупателю.

Плюсы ПЭУ

• полная прослеживаемость каждой единицы;
• проще определить владельца конкретного кода;
• легче выявить пересорт;
• ниже риск продажи чужого или уже выбывшего кода;
• удобнее разбирать возвраты;
• можно контролировать путь товара по всей цепочке;
• упрощается адресный отзыв конкретных единиц.

Минусы ПЭУ

• нужно сканировать коды;
• повышается нагрузка на склад;
• требуется интеграция с учётной системой;
• ошибки сотрудников могут блокировать весь УПД;
• увеличивается объём данных;
• нужна работа с агрегацией;
• при повреждении упаковки может нарушиться структура вложенности.

В чём основная разница ОСУ и ПЭУ

Главный вопрос: передаётся ли в УПД конкретный DataMatrix.

При ОСУ — нет. В документе есть только GTIN и количество.

При ПЭУ — да. В документ входят конкретные КИ либо коды упаковок, содержащих известный перечень вложенных КИ.

Из этого следуют остальные различия:

• при ОСУ система учитывает количество товара;
• при ПЭУ система учитывает конкретные экземпляры;
• при ОСУ возможна доверительная приёмка;
• при ПЭУ нужно сверять идентификаторы;
• при ОСУ коды могут не отображаться на балансе получателя поштучно;
• при ПЭУ конкретные коды переходят новому владельцу.

Чем партионный учёт отличается от ОСУ

В обоих форматах можно не указывать каждый DataMatrix. Но при партионном учёте дополнительно передаётся номер производственной партии.

При ОСУ система знает:

Передано 100 единиц товара с таким GTIN.

При партионном учёте система знает:

Передано 60 единиц товара с таким GTIN из партии № 01 и 40 единиц из партии № 02.

Таким образом, партионный учёт обеспечивает более точную прослеживаемость, но ещё не доходит до контроля каждой отдельной единицы.

Чем партионный учёт отличается от ПЭУ

При партионном учёте контролируется группа товара, объединённая общим номером партии.

При ПЭУ контролируется конкретный экземпляр или конкретная упаковка с известными вложенными кодами.

Если в партии 10 000 товаров:

• при партионном учёте передаются GTIN, количество и номер партии;
• при ПЭУ передаются конкретные идентификаторы 10 000 единиц либо агрегированные коды упаковок.

Кто выбирает формат учёта

Формат нельзя выбирать только по удобству компании.

Он определяется:

• постановлением по товарной группе;
• текущим этапом маркировки;
• датой производства или ввоза товара;
• видом продукции;
• сроком годности;
• видом упаковки;
• ролью участника;
• типом операции;
• переходными правилами для остатков.

В одной товарной группе одновременно могут обращаться товары в разных форматах. Например, продукция, выпущенная до даты перехода на ПЭУ, может продолжать передаваться по ОСУ до окончания срока годности, а новые товары уже должны передаваться поэкземплярно.

Поэтому нельзя настроить один формат для всей категории без учёта даты производства.

Можно ли использовать ПЭУ добровольно раньше срока

Для многих товарных групп до обязательного перехода допускается добровольная передача конкретных кодов.

Это может быть полезно, если компания:

• уже настроила сканирование;
• хочет контролировать каждую единицу;
• работает с дорогими товарами;
• сталкивается с пересортом;
• готовится к обязательному ПЭУ;
• хочет заранее протестировать интеграцию.

Но добровольный ПЭУ нужно согласовать с контрагентом. Покупатель и его оператор ЭДО должны уметь принять документ с индивидуальными кодами.

Можно ли смешивать форматы в одном УПД

В отдельных случаях в одном УПД могут присутствовать позиции с разными форматами учёта. Например:

• одна строка передаётся по ОСУ;
• другая — по ПЭУ;
• разные партии или товары разделены по строкам.

Но документ должен соответствовать формату ФНС, требованиям ГИС МТ и возможностям обеих учётных систем.

Перед смешанным УПД нужно проверить:

• поддерживает ли это оператор ЭДО;
• корректно ли формируется XML;
• разделены ли товарные позиции;
• допускает ли товарная группа такой сценарий;
• готов ли контрагент обработать документ.

Как переходить с ОСУ на ПЭУ

Переход нельзя начинать в день вступления требований в силу. Подготовка затрагивает склад, закупки, продажи, ЭДО и бухгалтерию.

Шаг 1. Определить дату перехода

Нужно проверить:

• товарную группу;
• нормативный срок;
• дату производства товара;
• исключения;
• правила для остатков;
• сохраняется ли ОСУ для отдельных видов продукции.

Шаг 2. Обновить учётную систему

Система должна хранить связь:

• товар;
• GTIN;
• конкретный КИ;
• партия;
• упаковка;
• склад;
• входящий УПД;
• исходящий УПД;
• текущий владелец;
• статус кода.

Шаг 3. Подготовить сканеры

Нужны 2D-сканеры или терминалы сбора данных, которые умеют читать DataMatrix.

Проверить нужно:

• скорость сканирования;
• считывание мелких кодов;
• работу с бликующей упаковкой;
• интеграцию с учётной системой;
• обработку агрегированных упаковок.

Шаг 4. Настроить агрегацию

Для больших объёмов поштучное сканирование может сделать склад слишком медленным. Агрегация позволяет передавать короб или паллету одним кодом, сохраняя перечень вложенных товаров.

Шаг 5. Обновить ЭДО

Оператор и учётная система должны передавать:

• КИ;
• КИН;
• КИГУ;
• КИТУ;
• данные товарных строк;
• сведения о вложенности упаковок.

Нужно заранее провести тестовый обмен с основными контрагентами.

Шаг 6. Изменить приёмку

При ПЭУ недостаточно проверить только количество. Нужно сверять конкретные коды или агрегированные упаковки.

Если фактические коды не совпадают с УПД, документ нельзя подписывать без уточнения.

Шаг 7. Обучить сотрудников

Кладовщики должны понимать:

• где расположен DataMatrix;
• как сканировать код;
• что делать с повреждённой маркировкой;
• как работать с коробами и паллетами;
• когда расформировывается агрегация;
• как фиксировать пересорт;
• когда нельзя подписывать УПД.

Что делать с товаром, который был принят по ОСУ

После перехода товарной группы на ПЭУ на складе могут остаться товары, ранее принятые по ОСУ.

Индивидуальные коды таких товаров могут физически находиться на упаковках, но не отображаться на поэкземплярном балансе получателя.

Порядок зависит от правил товарной группы. Возможные варианты:

• старые товары продолжают обращаться по ОСУ;
• формат определяется датой производства;
• для следующей операции нужно отсканировать реальные DataMatrix;
• товар разрешено передать по переходным правилам;
• потребуется восстановление поэкземплярных сведений.

Перед отгрузкой таких остатков нужно проверить официальную инструкцию конкретной товарной группы. Нельзя автоматически добавлять в УПД произвольные коды только потому, что они находятся на складе физически.

Частые ошибки

Ошибка 1. При ОСУ требуют индивидуальные коды в УПД

Если для товара действует объёмно-сортовой формат, достаточно указать GTIN и количество. Добавление неправильных полей или кодов может привести к некорректной обработке XML.

Ошибка 2. После ОСУ ищут коды во вкладке «Коды маркировки»

При объёмно-сортовой передаче конкретные КИ могли не перейти на поэкземплярный баланс. Проверять нужно складские остатки по GTIN и количество.

Ошибка 3. После перехода на ПЭУ продолжают отправлять только GTIN

Если обязательный срок ПЭУ уже наступил, УПД без конкретных идентификаторов может быть обработан с ошибкой или не обеспечить корректный переход товара.

Ошибка 4. Не разделяют производственные партии

При партионном учёте товары одного GTIN, но разных партий, нужно отражать отдельно.

Ошибка 5. Путают партию и дату производства

Номер партии определяется производителем. Дата производства может использоваться в его структуре, но не всегда является самим номером партии.

Ошибка 6. Сканируют коды, но не сверяют их с товаром

Можно отсканировать DataMatrix от другой упаковки или партии. Система примет конкретный код, но фактически покупателю уедет другой товар.

Ошибка 7. Не контролируют агрегацию

Если короб вскрыли, часть товаров достали, но структуру упаковки не расформировали, передача КИТУ может содержать неверный состав.

Ошибка 8. Не проверяют дату производства

После перехода на ПЭУ старые и новые товары одной категории могут учитывать по-разному. Ориентироваться только на дату документа нельзя.

Какой формат сложнее для бизнеса

По уровню сложности форматы можно расположить так:

1. ОСУ — самый простой.
2. Партионный учёт — требует контроля производственных партий.
3. ПЭУ — требует контроля конкретных кодов и развитой складской автоматизации.

Но простой формат не всегда безопаснее. При ОСУ ошибки конкретных DataMatrix могут проявиться только на следующем этапе или при продаже на кассе. ПЭУ сложнее внедрить, зато он даёт более точный контроль.

Что проверить перед отправкой УПД

При ОСУ

• правильный GTIN;
• точное количество;
• единица измерения;
• товар входит в нужную группу;
• дата производства допускает ОСУ;
• фактический товар промаркирован;
• контрагент готов принять ОСУ.

При партионном учёте

• GTIN;
• количество;
• номер каждой партии;
• соответствие фактической партии документу;
• правильное разделение строк;
• складской остаток по партиям;
• срок годности.

При ПЭУ

• каждый код введён в оборот;
• коды принадлежат отправителю;
• DataMatrix соответствует товару;
• коды не выведены ранее;
• нет дублей;
• агрегация актуальна;
• фактические коды совпадают с УПД;
• получатель готов принять документ.

Коротко

При объёмно-сортовом учёте в УПД передаются GTIN и количество товара, без перечисления индивидуальных DataMatrix. При партионном учёте дополнительно указывается номер производственной партии. При поэкземплярном учёте передаются конкретные КИ, КИН, КИГУ или КИТУ, поэтому система отслеживает движение отдельных единиц или упаковок. Формат определяется правилами товарной группы и датой производства продукции. При переходе на ПЭУ бизнесу нужно настроить сканирование, ЭДО, агрегацию, складской учёт и сверку конкретных кодов при приёмке и отгрузке.