Перемаркировка товара: что делать, если код повреждён или утерян

Перемаркировка — это замена старого кода маркировки новым. Она нужна, если Data Matrix был утерян, порван, стёрся, намок, выцвел или перестал считываться, но сам товар пригоден для дальнейшей продажи.

Просто распечатать произвольный Data Matrix или взять код с другой упаковки нельзя. Для конкретной единицы нужно заказать новый код со способом выпуска «Перемаркировка», нанести его и передать сведения в систему «Честный знак».

До завершения процедуры товар необходимо снять с продажи. Правила перемаркировки отличаются по товарным группам, а для некоторых категорий такой функционал вообще не предусмотрен.

Когда нужна перемаркировка

Основные ситуации:

• этикетка с Data Matrix оторвалась или потерялась;
• код размок, выцвел, затёрся либо порвался;
• сканер и приложение не могут считать код;
• код заклеен или повреждён при переупаковке;
• покупатель вернул пригодный для повторной продажи товар без этикетки;
• при дистанционной продаже вернулся товар с повреждённым кодом;
• в коде использована неправильная карточка или описание товара;
• ранее выведенный из оборота товар снова планируют реализовывать и для него требуется новый код.

Если товар испорчен, просрочен или признан браком и больше продаваться не будет, перемаркировка обычно не нужна. Такой товар оформляют по правилам списания, уничтожения или вывода из оборота.

Перемаркировка и повторная печать — не одно и то же

Повторная печать означает получение изображения уже заказанного кода ещё раз. Она может использоваться, если код был получен недавно и файл остаётся доступен в Станции управления заказами.

Перемаркировка означает выпуск нового уникального кода взамен старого.

Для ряда товарных групп повторное получение полного файла с кодами доступно ограниченное время. Поэтому хранить исходные файлы и реестр напечатанных кодов нужно по внутренним правилам компании.

Кто должен перемаркировать товар

Операцию выполняет участник, который является владельцем товара и кода в системе маркировки.

Это может быть:

• производитель;
• импортёр;
• оптовая компания;
• розничный магазин;
• селлер маркетплейса;
• организация, получившая товар по УПД.

Если повреждение обнаружено при приёмке, покупателю лучше не подписывать УПД без проверки. Поставщик может заменить товар или исправить поставку до перехода кодов.

Если УПД уже подписан и товар перешёл покупателю, перемаркировку обычно выполняет новый владелец.

Что сделать сразу после обнаружения повреждения

1. Снять товар с полки или заблокировать его в складской системе.
2. Отделить от товара, доступного к продаже и отгрузке.
3. Попробовать считать код другим 2D-сканером и официальным приложением.
4. Проверить упаковку, документы, GTIN, артикул, размер или модель.
5. Определить старый код, если это возможно.
6. Зафиксировать повреждение внутренним актом или записью инвентаризации.
7. Проверить, поддерживает ли товарная группа перемаркировку.

Продажа товара с нечитаемым кодом создаёт риск блокировки на кассе и расхождений в ГИС МТ.

Нужно ли знать старый код

По общей логике «Честного знака» при перемаркировке указываются новый и предыдущий коды. Если старый Data Matrix полностью утрачен и его нельзя идентифицировать, в отдельных сценариях его разрешено не указывать.

Однако есть исключения. Предыдущий код может быть обязателен:

• при исправлении ошибок в описании товара;
• при перемаркировке набора;
• для отдельных товарных групп по их специальным правилам.

Поэтому перед заказом нового кода нужно открыть инструкцию своей категории.

Найти старый код можно:

• во входящем УПД;
• в товароучётной системе;
• в отчёте маркетплейса;
• в истории приёмки;
• по результатам инвентаризации;
• в разделе кодов маркировки;
• в сохранённом файле заказа.

Если на складе несколько одинаковых единиц и неизвестно, какой код потерян, нужна инвентаризация фактических Data Matrix и сравнение со списком кодов в учёте.

Как провести перемаркировку

Интерфейс и набор документов зависят от товарной группы, но общий порядок выглядит так.

Шаг 1. Проверить карточку товара

Для нового кода нужна опубликованная карточка в Национальном каталоге. Обычно повторно регистрировать товар не требуется, если корректная карточка уже существует.

Проверьте:

• GTIN;
• наименование;
• бренд;
• характеристики;
• статус «Опубликована»;
• соответствие фактическому товару.

Если исходная карточка содержит ошибку, сначала нужно создать или исправить корректное описание по правилам товарной группы.

Шаг 2. Пополнить лицевой счёт

Код для перемаркировки оплачивается по действующему тарифу оператора. На лицевом счёте должна быть сумма, достаточная для заказа нужного количества кодов.

Шаг 3. Заказать новый код

В Станции управления заказами создайте заказ и выберите способ выпуска: «Перемаркировка».

Укажите правильный GTIN и количество кодов. После получения проверьте статус нового кода и выгрузите файл для печати.

Шаг 4. Напечатать и нанести Data Matrix

Напечатайте новый код на подходящей этикетке и нанесите его на товар.

Перед нанесением:

• удалите или полностью закройте повреждённый код;
• убедитесь, что на товаре не осталось двух доступных Data Matrix;
• не размещайте этикетку на сгибе или шве;
• проверьте контраст и размер;
• считайте новый код 2D-сканером.

Нельзя наносить новый код поверх старого так, чтобы сканер мог случайно считать оба.

Шаг 5. Передать отчёт о нанесении

Если это предусмотрено процессом товарной группы, после нанесения сформируйте отчёт и дождитесь его успешной обработки.

Новый код не должен оставаться только в статусе эмиссии без подтверждения дальнейшей операции.

Шаг 6. Создать документ «Перемаркировка»

В личном кабинете:

1. Выберите товарную группу.
2. Перейдите в раздел «Документы».
3. Нажмите «Создать».
4. Выберите «Перемаркировка».
5. Укажите причину.
6. Добавьте новый код.
7. Укажите предыдущий код, если он известен или обязателен.
8. Подпишите документ УКЭП.
9. Дождитесь обработки.

Коды можно добавлять вручную, из списка или загрузкой файла — доступные варианты зависят от интерфейса товарной группы.

Шаг 7. Проверить итоговый статус

После обработки проверьте:

• документ принят без ошибок;
• новый код находится в статусе, допускающем оборот;
• старый код больше нельзя использовать;
• товар отображается с правильным GTIN;
• код проходит проверку сканером;
• товар можно вернуть в продажу.

Не возвращайте товар на полку сразу после печати этикетки — сначала убедитесь, что операция обработана системой.

Какие причины выбирать

В интерфейсе могут встречаться причины:

• «Испорчено либо утеряно средство идентификации с кодом маркировки»;
• «Возврат от розничного покупателя»;
• «Возврат в случае дистанционной продажи»;
• «Выявлены ошибки описания товара»;
• «Решение о реализации товаров, приобретённых для собственных нужд»;
• «Возврат ранее экспортированного в ЕАЭС».

Выбирайте причину, соответствующую фактической ситуации и предыдущей операции с товаром. Несоответствие причины и статуса старого кода может привести к отклонению документа.

Что делать с возвратом покупателя

Если покупатель вернул пригодный товар:

Код сохранился и считывается

Оформите чек возврата и проверьте возврат кода в оборот. Новый Data Matrix обычно не требуется.

Код отсутствует или не читается

Снимите товар с продажи и проведите перемаркировку, если она доступна для категории. После получения нового кода товар можно вернуть в оборот и снова реализовывать.

Товар бракованный

Если товар не будет больше продаваться, перемаркировка не нужна. Его нужно оформить по правилам списания, порчи, уничтожения или возврата поставщику.

Финансовый возврат покупателю и восстановление статуса маркировки — разные операции. После возврата денег нужно отдельно проверить состояние кода в «Честном знаке».

Когда перемаркировка невозможна

Функционал доступен не для всех категорий. Например, для отдельных табачных и никотинсодержащих групп повторный выпуск кода при возврате товара с повреждённым средством идентификации может быть недоступен.

Также операция может не пройти, если:

• заявитель не является владельцем кода;
• товарная группа не поддерживает перемаркировку;
• старый код имеет неподходящий статус;
• выбран неправильный GTIN;
• карточка не опубликована;
• обязательное описание заполнено не полностью;
• новый код уже использован;
• код входит в транспортную упаковку;
• причина не соответствует предыдущему выводу;
• предыдущий код обязателен, но не указан.

Если в меню нет документа «Перемаркировка», сначала проверьте выбранную товарную группу и официальную отраслевую инструкцию, а не пытайтесь вводить код как новый товар или остаток.

Срок перемаркировки

Товар нельзя предлагать к продаже до нанесения нового кода и завершения операции. Официальная общая инструкция указывает, что сведения о повреждённом или утраченном коде нужно передать в систему в течение 20 рабочих дней.

На практике повреждение лучше фиксировать актом, инвентаризационной ведомостью или записью в учётной системе. Это помогает подтвердить дату обнаружения и найти старый код.

Частые ошибки

Печатают код от другой единицы

Даже одинаковые товары должны иметь разные серийные номера. Чужой Data Matrix приведёт к дублю.

Используют «Маркировку остатков»

Перемаркировка и маркировка остатков — разные операции. Остатки относятся к товарам, выпущенным до старта обязательной маркировки.

Не снимают товар с продажи

Кассир может попытаться продать товар до обработки нового кода, и касса отклонит операцию.

Оставляют два читаемых кода

Сканер может считать старый Data Matrix, из-за чего в чек попадёт неправильный идентификатор.

Не проверяют карточку

Новый код заказывают на ошибочный GTIN, и товар снова получает неверное описание.

Не контролируют статус документа

Этикетка физически нанесена, но документ перемаркировки обработан с ошибкой. Такой товар нельзя считать готовым к продаже.

Коротко

Если Data Matrix повреждён, утерян или не считывается, товар нужно снять с продажи и проверить, поддерживает ли его категория перемаркировку. Затем участник заказывает новый код со способом выпуска «Перемаркировка», печатает и наносит его, передаёт необходимые отчёты и создаёт документ перемаркировки в личном кабинете. Старый код указывают, если его удалось определить; в некоторых товарных группах и сценариях он обязателен. Если товар бракованный и больше продаваться не будет, получать новый код не требуется — нужно оформить его выбытие или списание.