Роли в «Честном ЗНАКе»: выбор по операциям и подготовка к работе

Роль в «Честном ЗНАКе» определяется тем, что компания делает с маркируемым товаром, а не видом деятельности в учредительных документах. Производит товар — это производитель. Ввозит из-за границы — импортер. Покупает у поставщика и перепродает другим участникам оборота — опт. Продает конечному потребителю — розница. Если компания делает несколько таких вещей, она работает в нескольких ролях сразу, и обязанности складываются.

От роли зависят первые операции в системе, набор оборудования и ответственность за передачу сведений. Производитель и импортер вводят товар в оборот, опт принимает и передает его дальше, розница выводит товар из оборота при продаже.

Роли и операции: сводная таблица

Как определить свою роль: четыре вопроса

Проходите по порядку и фиксируйте каждое «да»: ответов может быть несколько.

1. Вы изготавливаете товар сами? Если да, вы работаете как производитель. При контрактном выпуске отдельно определите, кто заказывает коды, обеспечивает их нанесение и вводит товар в оборот: одного владения брендом для распределения этих задач недостаточно.
2. Вы ввозите товар на территорию России из других стран? Если да, вы импортер. Заказ кодов и схему их нанесения планируйте заранее, до отгрузки поставщиком.
3. Вы закупаете товар для перепродажи другим участникам оборота? Тогда вы оптовик. Для этой роли характерны приемка и передача маркированного товара по электронным документам. Покупку организацией для собственного потребления отделяйте от закупки для дальнейшей продажи.
4. Вы продаете товар конечным потребителям? Это розница. При продаже код выводится из оборота.

Порядок вопросов отражает движение товара от выпуска к покупателю. Каждая операция в цепочке фиксируется в системе тем участником, который ее выполняет.

Производитель

Производитель стоит в начале цепочки. Он заказывает коды в личном кабинете: указывает товарную группу, GTIN товара и количество кодов. В описанной схеме код включает идентификатор товара, индивидуальный серийный номер и криптографические данные проверки. Формат кода связан с товарной группой.

После получения кодов производитель печатает этикетки с DataMatrix и наносит их на продукцию. Затем передает сведения для ввода товара в оборот. Нанесение этикетки и ввод в оборот — разные этапы: готовность партии к дальнейшему движению определяется также сведениями в ГИС МТ.

Для организации этих операций производителю потребуются:

• регистратор эмиссии и программа «Станция управления заказами»;
• средства печати и нанесения кодов, 2D-сканер для их считывания;
• учетная система с модулем маркировки, например 1С с соответствующим расширением;
• онлайн-касса, если у компании есть собственная розница.

При контрактном производстве заранее согласуйте с заводом распределение операций: заказ кодов, передачу файлов для нанесения и ввод товара в оборот. Не назначайте ответственного только по тому, кому принадлежит торговая марка.

Импортер

Импортер организует маркировку ввозимой партии. До отгрузки согласуйте с поставщиком место нанесения кодов, передачу файлов и проверку качества печати. Конкретный порядок ввоза определяется товарной группой и направлением поставки.

• Маркировка на зарубежном производстве. Импортер заказывает коды и передает файлы поставщику, тот печатает и наклеивает этикетки. Перед отправкой партии согласуйте, как поставщик проверит нанесение и читаемость кодов.
• Нанесение не на заводе поставщика. Место и исполнителя такой операции нужно определить заранее. Не планируйте свободную продажу поступившей партии до завершения необходимых операций маркировки и ввода в оборот.

Поставки из стран ЕАЭС и из третьих стран нельзя объединять в одну инструкцию: различаются оформление ввоза и передача сведений. Выбор роли «импортер» не заменяет подготовку документов по конкретной поставке.

Регистрация в системе и ЭДО нужны импортеру для работы с маркированным товаром и его передачи следующим участникам оборота. Для заказа кодов используется регистратор эмиссии. 2D-сканер и учетная система помогают контролировать партию; при собственной рознице добавляется касса для продажи маркированных товаров.

Типичная ошибка импортера — начинать с таможни. Подготовка начинается с УКЭП, регистрации и настройки ЭДО. Затем организуют заказ кодов, договариваются с поставщиком о нанесении и проверяют качество маркировки до погрузки. Отгрузку планируют с учетом готовности этих операций.

Оптовик и дистрибьютор

Продажа маркированного товара оптом невозможна без учетной записи в системе прослеживаемости. При обычной перепродаже оптовик принимает товар, уже промаркированный производителем или импортером, и передает его дальше. Нанесение кодов при перемаркировке или работе с остатками рассматривают отдельно. Основные операции:

• Приемка. Получение товара по УПД через оператора ЭДО и подтверждение в ГИС МТ. Расхождения (пересортица, поврежденные коды) нужно фиксировать на этом этапе.
• Отгрузка. Передача сведений о товаре покупателю в электронном документе. Если покупатель приобретает продукцию для дальнейшего оборота, ему нужна регистрация в системе. Покупку для собственного потребления рассматривают отдельно.
• Агрегация. Объединение единиц в короба и паллеты с присвоением кода упаковке. Удобна при больших объемах: склад работает с кодом короба, а не с каждой единицей.

Для считывания DataMatrix нужен 2D-сканер: линейный сканер для этой задачи не подходит. Приемку, отгрузку и инвентаризацию ускоряет ТСД со специализированным ПО в связке с учетной системой. ТСД выбирают под складские задачи; принтер этикеток нужен для операций, при которых печатают новые этикетки, а ЭДО — для обмена документами с контрагентами.

Если оптовик одновременно торгует в розницу (магазин, шоурум, собственная онлайн-торговля), к его роли добавляется розничная, а вместе с ней касса и договор с ОФД.

Розничный продавец

Розница принимает товар по тем же правилам, что и опт, но завершает цепочку: при продаже код выводится из оборота. При кассовой продаже сведения передаются через кассовое оборудование и ОФД. Касса должна быть готова к работе с маркированными товарами и передаче кодов в чеке. Ошибку проверки кода нужно разобрать до завершения продажи; ее нельзя считать подтверждением корректного выбытия товара.

Для обычной кассовой продажи розничному продавцу нужны:

• онлайн-касса для работы с маркированными товарами;
• 2D-сканер для считывания DataMatrix на кассе;
• договор с оператором фискальных данных, поддерживающим передачу сведений о маркированных товарах;
• средства заказа и печати кодов, если магазин выполняет соответствующие операции, например перемаркировку;
• учетная система с интеграцией, например МойСклад: это избавляет от переключения между программами.

Предварительно проверьте совместимость текущего оборудования в калькуляторе совместимости на сайте «Честного знака».

При продажах через маркетплейс отдельно распределите операции между продавцом и площадкой: передачу товара, документов и сведений о выбытии. Названия схем FBS и FBO недостаточно, чтобы назначить ответственного за все операции маркировки.

Совмещение ролей

Одна компания может выполнять операции нескольких ролей. Типичные сочетания:

Ориентир для выбора: каждая операция, которую вы выполняете, добавляет требования своей роли. Производите — учитывайте задачи производителя. Ввозите — импортера. Перепродаете другим участникам оборота — опта. Продаете конечному потребителю — розницы. Печать или нанесение этикетки при перемаркировке не превращает продавца в изготовителя товара.

Кому роль не нужна

Покупка воды для офиса или спецодежды для сотрудников — приобретение для собственных нужд, а не для перепродажи. По этой операции компанию не относят к оптовику или розничному продавцу. Не переносите этот вывод на любые товары и операции: требования к регистрации получателей определяются правилами конкретной товарной группы.

Сначала установите, относится ли товар к маркируемой группе и какой этап требований действует для вашей операции. Правила товарных групп определяют круг участников, порядок нанесения кодов и передачи сведений. Одного общего названия товара для выбора обязанностей недостаточно.

Регистрация: общий порядок для любой роли

До подключения определите свои операции и товарные группы. Затем подготовьте:

1. УКЭП на руководителя организации или ИП. Руководитель получает ее бесплатно в удостоверяющем центре ФНС. Для работы с подписью понадобится подходящий носитель; его приобретение учитывают отдельно.
2. Рабочее место. Подготовьте компьютер, драйверы для носителя подписи, криптопровайдер и необходимый плагин. До подачи заявления проверьте, что УКЭП доступна на этом компьютере и позволяет подписывать документы. Совместимость рабочего места оценивайте по требованиям системы и используемого средства подписи.
3. Заявку на портале честныйзнак.рф. Заполните анкету, укажите сведения об организации, контакты и товарные группы, подпишите заявление УКЭП и отправьте его. Регистрация бесплатна. После обработки заявления участник получает доступ к работе в личном кабинете.
4. Договоры с операторами. Подпишите договор с оператором системы ЦРПТ. Для обмена УПД подключите ЭДО с поддержкой передачи сведений в ГИС МТ. ОФД нужен для кассовых операций: это отдельная функция, которую не следует смешивать с обменом документами между контрагентами.
5. Рабочее пространство. Распределите между сотрудниками задачи: заказ кодов, приемку, отгрузку и розничные продажи. Настройку доступа и полномочий соотнесите с тем, кто будет выполнять эти операции от имени компании.
6. Оборудование и учетную систему. Перечень зависит от роли и фактических операций (см. таблицу ниже).

Регистрация нужна для отражения операций участника в системе маркировки. Отдельно подготовьте обмен УПД, передачу сведений о движении товара и розничном выбытии. Получение доступа к личному кабинету и готовность всей рабочей цепочки — разные результаты: подпись, ЭДО, кассу и учетную систему настраивают под свои задачи.

Оборудование по ролям

Таблица описывает оснащение для типовых операций. Покупку ТСД, принтера и учетного ПО связывайте с выполняемыми задачами, а не только с названием роли.

Бюджет подготовки складывается из оснащения рабочего места, средств считывания и печати кодов, настройки учетной системы и обмена документами. Сравнивайте предложения под свой набор операций: оборудование для склада не заменяет кассовое, а наличие сканера не обеспечивает передачу сведений в ГИС МТ.

Типичные ошибки при выборе роли

• Подготовка только к одной роли при нескольких операциях. Оптовик открывает магазин, но не настраивает кассовую работу с маркировкой. До начала розничных продаж подготовьте оборудование и передачу сведений о выбытии: одной настройки приемки и отгрузки недостаточно.
• Импортер планирует маркировку после прибытия груза. Коды и схема нанесения должны быть определены до отгрузки поставщиком. Иначе товар простаивает на таможне.
• Оптовик считает, что каждую поступившую партию должен маркировать заново. При обычной перепродаже используют уже нанесенные коды. Если обязательных кодов нет или они повреждены, сначала разберите расхождения с поставщиком и применимую процедуру; не подменяйте ее обычной приемкой.
• Выбор оператора ЭДО без интеграции с ГИС МТ. УПД проходят, а сведения в систему не поступают.
• Не отслеживаются остатки. Для товаров, находившихся в обороте до введения маркировки, действуют переходные правила по товарным группам. Не считайте продажу без кодов бессрочно разрешенной и не переносите условия одной группы на другую. Учитывайте такие остатки отдельно от новых маркированных поступлений.
• Нет регулярной сверки данных. Маркировка — постоянный процесс: приемку, передачу товара и розничное выбытие нужно отражать по правилам своей товарной группы и действующего этапа маркировки.

Ответственность

Нарушения правил маркировки могут повлечь административную, а в предусмотренных законом случаях — уголовную ответственность. Отдельно рассматривают отсутствие обязательной маркировки, нарушения передачи сведений и работу без необходимой регистрации. Название выбранной роли не заменяет выполнение обязанностей по фактическим операциям с товаром.

Ответы на частые вопросы

Можно ли работать без УКЭП, если у компании небольшой оборот?

Для регистрации участника УКЭП необходима: ею подписывают заявление и документы при дальнейшей работе. Небольшой объем продаж не заменяет электронную подпись. Руководитель получает ее бесплатно в УЦ ФНС; носитель приобретают отдельно. До подачи заявления подготовьте компьютер для работы с подписью, а затем — обмен документами и оборудование для своих операций.

Сколько стоит один код и кто его оплачивает?

Для большинства товарных групп код стоит 50 копеек без НДС. Обычно его заказывает производитель или импортер. При перепродаже уже маркированной продукции опт и розница повторно коды не приобретают; отдельный заказ может понадобиться при перемаркировке. Оплата идет с лицевого счета в системе, для заказа баланс должен быть положительным. Для лекарств и меховых изделий действуют отдельные условия.

Что делать, если покупатель еще не зарегистрирован в системе?

Сначала уточните цель покупки. Если контрагент приобретает товар для дальнейшего оборота, ему нужна регистрация для работы с маркированной продукцией. Согласуйте ее до отгрузки, чтобы подготовить обмен электронными документами. Покупку организацией для собственных нужд рассматривают отдельно: наличие у покупателя статуса юрлица или ИП еще не определяет его роль в этой поставке.

Как оформить возврат маркированного товара от покупателя?

Возврат нужно рассматривать отдельно от обычной приемки новой партии. Порядок зависит от товарной группы, вида продажи и состояния кода; единой инструкции для всех случаев здесь нет. Для выбора своей роли учитывайте исходную операцию: возврат от конечного потребителя относится к розничной продаже, а возврат между торговыми контрагентами — к их поставке. Эти ситуации не следует смешивать.

Нужна ли отдельная регистрация для каждой роли?

Совмещение ролей рассматривают в рамках работы одной организации с маркированными товарами. Главное — охватить все ее операции и товарные группы, а оборудование и интеграции подобрать под фактические задачи. Если оптовик открывает магазин, к приемке и отгрузке добавляется розничное выбытие: потребуются подготовленные кассовые места и передача сведений через ОФД.

Нужно ли маркировать товар, который закуплен для собственных нужд?

Покупку воды для офиса или спецодежды для сотрудников отделяйте от закупки для перепродажи. По такой операции компания — конечный потребитель, а не оптовик или розничный продавец. Из этого нельзя выводить общее освобождение получателей любых товаров от регистрации и передачи сведений: обязанности определяются правилами товарной группы. Если компания также производит, ввозит или перепродает товар, эти операции учитывают отдельно.

Что делать, если поставщик отказывается маркировать товар или присылает его с поврежденными кодами?

Зафиксируйте расхождения при приемке и разберите их с поставщиком. Отсутствие обязательного кода и повреждение уже нанесенного кода — разные ситуации; их нельзя закрывать простым подтверждением получения партии. Для выбора дальнейших действий имеет значение, подлежит ли товар маркировке, был ли он введен в оборот и можно ли прочитать код. При обычной перепродаже не заказывайте новые коды на всю партию автоматически.

Какая ответственность за продажу товара без регистрации в системе?

Если регистрация для операции обязательна, работа без нее может повлечь ответственность. Отдельно рассматривают продажу товара без обязательной маркировки и нарушения передачи сведений: это разные нарушения, которые нельзя объединять в один универсальный штраф. Для организации работы сначала определите товарную группу и фактические операции, затем обеспечьте регистрацию и передачу необходимых сведений.

📢 Короткие выжимки главного для бизнеса — в Telegram-канале «Контур-Центр». Подписывайтесь, чтобы быть в курсе.